Quản lý công việc hiệu quả theo sơ đồ của tổng thống Mỹ Eisenhower

Bất kể bạn làm nghề gì thì cũng cần phải quản lý và phân phối thời gian một cách hợp lý cho từng công việc nhằm đảm bảo được hiệu quả tối ưu. Không ngoại lệ, Dwight Eisenhower cũng làm nghề tổng thống và ông cũng có hàng tá công việc cần phải xử lý mỗi ngày để quyết định vận mệnh cho cả một quốc gia. Để làm được điều đó, ông đã áp dụng một sơ đồ phân chia thứ tự công việc để có thể giải quyết nhiều vấn đề, từ quân đội, xã hội, xây xa lộ, chương trình không gian của NASA cho tới việc đi chơi xả stress, ăn với gia đình,…


Nhìn chung, sơ đồ phân chia thứ tự công việc của tổng thống Eisenhower trông như sơ đồ SWOT trong việc ra quyết định với ma trận 4 ô vuông, 2 cột và 2 dòng. Sơ đồ này hiệu quả tới mức mà các đời tổng thống sau này đã học hỏi và áp dụng theo. Sơ đồ này được dùng để nhận định xem công việc nào là quan trọng và khẩn cấp để làm ngay lập tức, công việc nào tuy quan trọng nhưng không gấp thì để làm sau, cái nào không quan trọng cũng không gấp thì loại luôn cho đỡ rối,… Chi tiết hơn các cách phối hợp như bên dưới.

• Công việc quan trọng và khẩn cấp: làm ngay lập tức
• Công việc quan trọng nhưng không gấp: không làm ngay, lên kế hoạch để có thời gian làm nó.
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy thác cho người khác nếu có thể.
• Không quan trọng và cũng không gấp: Tại sao lại phải bận tâm về thứ này? Hãy bỏ nó và chuyển nguồn lực sang những thứ khác quan trọng hơn.

Ma trận Eisenhower có thể được áp dụng cho cả những nhiệm vụ dài hạn lẫn những công việc thường nhật mà bạn gặp mỗi ngày. Đây là một cách để bạn sắp xếp những công việc mà bạn sẽ đối mặt theo một trình tự nhất định để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Thú vị hơn, theo quan điểm của Eisenhower thì: “Điều quan trọng thường hiếm khi cấp bách và điều khẩn cấp thì thường hiếm khi quan trọng.” 

Bạn có thể có hoặc không đồng ý với quan điểm này nhưng để sử dụng được sơ đồ của Eisenhower, điểm mấu chốt là bạn phải phân loại được công việc theo các chỉ tiêu mức độ quan trọng và sự cần kíp. Việc này không giới hạn bởi những công việc trong sự nghiệp ở công ty của bạn mà còn là việc so sánh mức độ quan trọng, ý nghĩa giữa nó với những chuyện cá nhân. Thí dụ như nộp báo cáo, trả lời mail, về ăn cơm với bạn gái, đọc sách, nghiên cứu, chơi game,… 

Tuy nhiên, chỉ cần làm được điều đó, bạn sẽ loại bỏ được những thứ vô nghĩa đối với cuộc đời bạn, dành thời gian cho những thứ quan trọng để đưa bạn tới chiến thắng. Và tựu chung lại, sơ đồ Eisenhower giúp bạn luôn đặt câu hỏi về những thứ mà bạn gặp phải để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, giải quyết được những việc quan trọng, đồng thời mạnh dạn xóa bỏ những công việc vô lý. 

Theo tinhte.vn / Tham khảo Jamesclear, MC

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Noted: Strategies for Life-Work Balance  ^^!

 

​

Figure out what is important to you

• Evaluate values and priorities
  • Trade offs may be necessary (ex: more leadership opportunities versus more personal time)
• What is rewarding to you
  • On their deathbed, no one ever expresses regret that they did not spend enough time at work

Eliminate activities (and people) that drain your time and energy

• Track how you use your time
• Consider the importance/urgency matrix
• Find collaborators that make your work fun and inspire you
• Learn how to say no
  • Figure out a decision algorithm that works for you
  • Use trusted language for saying no “unfortunately, I am in the midst of several pressing deadlines and thus cannot take on this commitment. Please do not hesitate to ask if a future need should arise.”
  • If in doubt, never say yes until you have slept on it
  • If you say yes, say yes completely

Find ways to be more time efficient:

• Capitalize on your strengths, and collaborate with others who fill gaps in your expertise
• Spending time on hiring right person can save a lot of time over the long-run
• Consider work plans that accomplish more than one goal
  • Examples: Convert grants or presentations into review papers; Walk meetings/outdoor meetings to get exercise and fresh air
• Find win-win situations
  • Examples: Where appropriate, have post-doctoral fellow help co-mentor student which can benefit everyone; If don’t have bandwidth to lead a paper, find someone else to do it (with you as senior author if possible).

Build down-time into your schedule

• Schedule one thing to look forward to every day
• Plan vacations and time off
• Protect that time

Don’t apologize for making time for what is important to you

• Saying no to X (that committee, paper review, meeting) means saying yes to Y (your children, your health, your quality of life)
• You do not have to explain why you are not available, just that you have competing demands or are just not available.

Prioritize your health

• Exercise
• Nutrition
• Sleep

Find what relaxes you and do it

• Meditation, exercise, reading (not work reading), movies, hobbies, sports

Let go of perfectionism

• Don’t need to do a stellar job on everything you do (just on most important things)
• Don’t need to be an expert in everything

Unplug from technology

Get support from others

• Identify role models who have good balance
• Find a mentor/coach/guide
• Peers can be great source of support for navigating work-life challenges

Make structural changes

• Revisit old habits and patterns